たまった名刺をScanSnapで読み込んでiPhoneで快適に閲覧する方法

ScanSnap S1300を買いました.
と言っても買ってからひと月程たってしまったが.

色々やりたい事はあるのだけど,真っ先にやったのは名刺の整理.
以前から溜め込んでいる名刺の整理(デジタル化など)がこれまでどうにもできなかったのだけど,今回は自分の理想に近い形でうまくいったのでこまかく記録しておく.

↑こんなたくさんの名刺の山を….
↓こんなふうにiPhoneでスマートに管理!

さらにMacでCoverFlowも!

 

= 0. 用意するもの =

私の環境です.
・Mac
・ScanSnap (S1300)
・CardMinder (ScanSnap付属のMac用OCR機能付き名刺管理ソフト)
・iPhoto
・Numbers(もしくはExcel)
・ターミナル(Mac標準付属)

・iPhone
・GoodReader (iPhone用ファイルビューワ)

 

= 1. ScanSnapで名刺を読み取る =

ScanSnapをMacに接続し,ScanSnap Managerを起動して読み取りの準備をする.
設定は,
アプリケーションの選択を「CardMinder」に
読み取りモードは下記のようにした.
画質:スーパーファイン
カラーモード:自動
読み取り面:両面
ついでにオプションで,「文字をくっきりにします」にチェックを入れる

 

iPhoneに画像を入れるときの画質・サイズは後で調整できるので,ここではOCRの精度をできるだけ高めるために目いっぱいの設定にしておく.

その後名刺をセットし,Scanボタンを押してじゃかじゃかと読み取り,データをCardMinderに溜め込む.ScanSnapのすごいところは一度に両面を読み込み,しかも速いこと.今回は600枚くらいを2時間程度で全部読み込めた.

 

= 2. CardMinderで読み取りデータの確認 =

CardMinderはOCRが機能があり画像からデータ化してくれるが認識率はさほど高くない.特に住所やメールアドレスなんかは結構ちゃんと確認,修正が必要で,枚数が多くなると骨の折れる作業になる.
なので私の場合は割りきって,検索に必要な「氏名」「氏名のふりがな」「会社名」だけをデータとして保持(最終的には画像のファイル名)することにし,それ以外は画像データを見て必要に応じ確認することとした.(メールアドレスなど,必要な方は追加してデータ化してください)

CardMinderの画面で読み込んだ画像とOCRされたデータを1枚1枚見ながら確認し,せっせと直す.住所などのデータもつい直したくなるが,必要な3つのデータ以外は無視し,黙々と直す.

OCRの特徴として,高頻度で出てくる誤認識を覚えているだけあげておく.
・半濁音はよく濁音になっていることがある(ジャバン,とか)
・漢字の「ー」が読み取られず,「純一」さんが「純」さんになったりすることもある
・会社名の前のロゴマークを読み取ってしまい,先頭文字として変な漢字が入ることがある
・カタカナの「エ」が漢字の「工」になったりする
・拗音と勘違いされることも多い「サイエンス」→「サイェンス」

また,英語の名刺と日本語名刺が混在している場合,それぞれ認識言語を切り替えないとうまく文字認識してくれない.環境設定で言語変更したあと,該当の名刺を選択して「認識実行」を実施する.

表と裏を入れ替えたい場合は「表裏入替」をちゃんとしておくこと.

とにかくここで,必要な項目だけきちんと確認し,修正しておく.
重複カードもこの段階で整理(名前でソートして見つける)する.古いのを捨てるなりしてひとり1枚に絞っておく事が大事.

 

= 3. CardMinderから画像をiPhotoに出力 =

CardMinderのiPhoto連携機能でJPEGとして出力する.
出力するカードを選択(基本的に全部選択)し,iPhoto連携ボタンで出力する.

iPhotoに出力された名刺画像

 

= 4. iPhotoからJPEGをリネームしながら書き出す =

いったんiPhotoに書き出した画像ファイルだが,JPEGファイルとして扱うためにすぐにiPhotoから書き出す.
iPhotoには,タイトルがCardMinder内部のIDで書き出される.そして,表面の画像にはタイトルの末尾に「front」,裏面には「back」と付く.
iPhotoで「最後の読み込み」アルバムを対象にした状態で,検索キーワードとして「front」と入力すると表面の画像だけが表示される.

表示された表面の画像を「全て選択」し,この状態でまず表面を書き出す.
私は,JPEG画質を低,サイズを中で書き出した.これだと名刺1面で25KB程度で済むし,あとで画面やiPhoneで見ても十分実用に耐える画像になる.
書き出すときに,ファイル名を連続番号で書きだす.ファイル名を「連続」にして,プレフィックスに「000」とした.プレフィックスに0を入れると桁数が変わってもファイル名全体の文字数は変わらないので扱い易い(iPhoto賢い!).

書き出したファイル

あとで,このファイル名と名刺データを付き合わせるので,ここで,選ぶ枚数,画像の並び順は重要.とにかく元の順番のまま全部まとめて処理することが大事.

Frontが終わったら同様に裏面も書き出す.検索キーワードに「back」と入れて裏面だけを選択し,表面と同様に書き出す(ファイル名は区別できるようにするか,別フォルダに).ここで重要なのは,白紙の裏面も書きだすこと.間引くとファイル名の番号がずれるから.白紙の裏面を削除するのは最後の最後.ここでは残しておく.

 

= 5. CSVデータからファイル名を作成し,ターミナルで一気にリネームする =

CardMinderからデータをCSVファイルに出力.出力する順番,選択データをiPhotoに出した時と変えないまま,CSVでデータを出力することが重要.

Numbers(もちろんExcelでもOK)でそのCSVファイルを開き,そのデータに順番が合うようにファイル名を書き込む.(たくさんある時はオートフィルや数式で作ると便利)

そして,ターミナルの「mv」コマンドでリネームするためのコマンドテキストを作成します.リネームするファイル名は,後で検索しやすいように「会社名_氏名_ふりがな.jpg」とする.Numbers(or Excel)の数式で,「=”mv “&<元ファイル名のセル>&” ‘”&<会社名のセル>&”_”&<氏名のセル>&”_”&<ふりがなのセル>&”.jpg'”と打ち,全レコード分にセルコピー.

出来上がったコマンドテキストがはいったセルを全部選択し,コピーする.

ターミナルを開いて,JPEGファイルのあるディレクトリに移動し,おもむろにペースト.するとコマンドが一気に実行されて,うまくいけば全部のファイル名が置き換わっている.

裏面データも同様にしてリネーム(表面と区別するならファイル名末尾に「_b」等と入れて区別)する.

 

= 6. iPhoneのGoodReaderで名刺を閲覧 =

ここまで来たら後は簡単.iPhoneに転送して閲覧できるようにするのだが,Viewerはネットの情報を頼りに私はGoodReaderを選択.通常のファイルのように転送すると,下記のようにiPhoneで名刺がキレイに簡単に閲覧可能になった.

GoodReaderはファイル名で検索できるので,ファイル名につけた会社名,名前(漢字・ふりがな)で検索できるようになる.会社名は,検索しやすさ・見やすさを優先して「株式会社」などは省くとか,カタカナ名の社名もアルファベットの方が入力しやすければそのように変換しておくとか,工夫すればさらに使いやすくなります.(デモ写真はカタカナですが,入力を考えるとフリガナは平仮名の方がいいです)

ということで,長年やりたかったことが一気にできて気分すっきり.さっそく出先などで「あ,あの人顔はわかるけど誰やったっけ」というときにiPhoneでさっと検索して「あ,そうそう」ということをなんども経験した.いやぁ便利ですわ.